Managementsystem optimieren
Montagmorgen. Blick in den Kalender. Jour-Fixes, Meetings, Abstimmungen. Dann der Blick ins Postfach. Genehmigungsanfrage für Urlaub, Entscheidungsvorlage für eine Überziehung des Projektbudgets, Bitte um Review einer Präsentation, Einladungen zu Brainstormings und Lenkungsausschüssen.
Und wann bleibt Zeit für die eigentliche Arbeit?
Natürlich ist all das auch irgendwie Arbeit. Dennoch stellen sich die meisten Unternehmenslenker regelmäßig diese Frage. Sie haben das Gefühl, überall im Unternehmen ist die Beschäftigung mit internen Themen viel zu hoch.
Natürlich: Regeln, Richtlinien, Meetingstrukturen, Prozesse und Leitfäden sollen allen helfen, sich zu koordinieren und verlässlich Leistung zu erbringen. Allerdings kommen in Zeiten dynamischer Märkte diese Managementpraktiken den ständig wechselnden Anforderungen an Wertschöpfung gar nicht mehr hinterher. Sie stehen dem Erfolg zunehmend im Weg.
Gemeinsam mit Dir optimieren wir Dein Managementsystem. Wir analysieren Eure Praktiken, Regeln, Führungssysteme, Befugnis- und Freigaberichtlinien… eben alles, was die Aufmerksamkeit Deiner Organisation mehr nach innen richtet als nach außen. Wir decken mit Euch Dysfunktionales wie Schützenswertes auf, erarbeiten neue Praktiken oder streichen überflüssige komplett.
Die internen Abstimmungs- und Kommunikationsaufwände sinken und die Verantwortung verlagert sich dorthin, wo sie am besten wirken kann. Die Organisation atmet durch und orientiert sich wieder stärker am Markt. Das Ergebnis: Mehr Zeit für echte Wertschöpfung und sinnhaftes Arbeiten.
Hast Du Fragen?
»Als noch junges aber sehr stark wachsendes High-Tech-Unternehmen, standen und stehen wir immer wieder vor der Herausforderung, die Organisation und die Abläufe in einer Form zu adaptieren, die uns weiterhin die notwendige Agilität bei gleichzeitig mehr und mehr notwendiger Stabilität ermöglicht.
Bei diesem Spagat haben die Organeers uns auf eine sehr pragmatische und auf unsere Mannschaft angepasste Weise geholfen.«
Dr. Tobias Schelter, Geschäftsführer
AVL SET GmbH
Als noch junges aber sehr stark wachsendes High-Tech-Unternehmen, standen und stehen wir immer wieder vor der Herausforderung, die Organisation und die Abläufe in einer Form zu adaptieren, die uns weiterhin die notwendige Agilität bei gleichzeitig mehr und mehr notwendiger Stabilität ermöglicht.
Bei diesem Spagat haben die Organeers uns auf eine sehr pragmatische und auf unsere Mannschaft angepasste Weise geholfen. Gerade die Grundlagen – wie die Unterscheidung zwischen komplexen und komplizierten Themen – waren dabei enorm hilfreich für unser sehr junges Team. Auf diese Art war es uns möglich die Aufgaben in Projekten in einer Weise zu schneiden, die es „zulässig“ macht, dass nachhaltige Entwicklung neuer Themen und parallel diese Technologie nutzende Kundenprojekte nicht im Widerspruch oder Konflikt zueinanderstehen.
Durch die Akzeptanz dieser Situation haben wir gelernt mittels erster Schritte in klar begrenzten Projekten und Setups bei Themen eine Organisation zu etablieren, die uns bei der Vertriebsphase, Angebotserstellung, Projektdurchführung und den Schnittstellen zwischen diesen Phasen stabil und gleichzeitig agil agieren lässt.
Dies hat das Zusammenspiel und die Abläufe zwischen, in der Zusammenarbeit traditionell „angespannten“ Bereichen wie Entwicklung und Vertrieb, nachhaltig verbessert.
So können wir deutlich schneller und passender auf Kundenwünsche und -anfragen agieren und haben unsere Marktposition gefestigt.
»Bei den Sonderprojekten kommt es jetzt durch gemeinsam vereinbarte klare Rahmen und Budgets sowie neu geordnete Entscheidungsbefugnisse zu besseren Ergebnissen in kürzeren Laufzeiten. «
Case: Berichtswesen im Vertrieb / Sonderprojekte
Andreas Schönfeld, Geschäftsführer Vertrieb
Spartherm Feuerungstechnik GmbH
Spartherm ist in den letzten 10 Jahren sehr schnell gewachsen. Was auch dazu geführt hat, dass einige Prozesse auf der Strecke geblieben sind und es bei in- und externen Abläufen immer mal wieder hakt. In einem Workshop mit den Organeers haben wir uns unter anderem das Berichtswesen des Vertriebs angesehen und die damit verbundenen Auswirkungen für die gesamte Organisation. Außerdem wurde der Ablauf von Sonderprojekten strukturiert und optimiert.
Die Überführung des vertrieblichen schriftlichen Berichtswesen in einen konstruktiven Austausch mit allen relevanten Beteiligten führte unter anderem dazu, dass die Vertriebsmitarbeiter sich heute besser verstanden fühlen, weil schneller und konkreter auf ihre Fragen eingegangen wird. Ein weiterer Effekt ist der, dass wir durch moderierte Meetings mit ganz klaren Strukturen und Zielen deutlich schneller und leistungsfähiger geworden sind. Außerdem werden die Mitarbeiter aller beteiligter Abteilungen jetzt schneller und gezielter über die Themen des Marktes informiert, was zu einem übergeordneten besseren Verständnis für die Kunden und so zu gezielterer Umsetzung und verbesserter Leistung beim Kunden führt.
Bei den Sonderprojekten kommt es jetzt durch gemeinsam vereinbarte klare Rahmen und Budgets sowie neu geordnete Entscheidungsbefugnisse zu besseren Ergebnissen in kürzeren Laufzeiten. In der Projektlaufzeit selbst hat der Abstimmungsbedarf auch enorm abgenommen, was am Ende Zeit und Geld spart. Außerdem tragen jetzt diejenigen die Verantwortung für das jeweilige Projekt, die es direkt betrifft. Statt wie früher immer den Ranghöchsten die Projektleitung zu übertragen, trägt sie heute derjenige mit dem besten Gespür und den besten Ideen für das Thema. Dadurch wird bei uns Verantwortung auf mehr Schultern verteilt, was sowohl zur Entlastung im obersten Management als auch zur Förderung der Eigenverantwortlichkeit in der Belegschaft beiträgt.
Die Zusammenarbeit mit den Organeers war vom ersten Gespräch an sehr partnerschaftlich und positiv. Unser Resultant hat die große Gabe, sich sehr schnell in Menschen und Unternehmen hinein versetzen zu können. Wir haben gemeinsam Themen identifiziert und unser Resultant hat kompetent und verständlich Lösungswege aufgezeigt. Die Umsetzung der Workshops und das Herausarbeiten der „Schmerzen“ des Unternehmens sowie die Erarbeitung der Veränderungen war sehr individuell und trotzdem zielgerichtet. Aus meiner Sicht hat sich das gesamte am Prozess beteiligte Team mitgenommen und verstanden gefühlt. Die Arbeit mit den Organeers erfolgt sehr flexibel und das Vorgehen wird auch immer wieder auf im Fortschritt auftretende Herausforderungen angepasst. So macht die Aufarbeitung von schwierigen Themen auch noch Freude für die Beteiligten. Ein großes Dankeschön an dieser Stelle.
»Heute glaube ich, dass wir insgesamt richtig gute Leute haben, die wir eher von Höchstleistung abgehalten haben. Und wenn man diese vermeintlich kleinen Dinge geändert hat, sieht man jetzt, wieviel Energie das freisetzt.«
Case im Vertrieb: Abschaffung von Einzelprovisionen und Umstellung der KPIs
Linnar Schwarz, COO
Candis GmbH
Bei uns waren die Provisionen im Vertrieb historisch gewachsen, wir haben das so gemacht, wie alle das machen und uns nie darüber Gedanken gemacht, wie das das Verhalten von Leuten beeinflusst, besonders wenn es um Dinge geht, die nicht provisioniert oder individuell verzielt sind.
Nachdem wir mit den Organeers am Gehaltssystem und den KPIs gearbeitet haben, gibt es heute keine Einzelprovisionen mehr und auch nur noch Teamziele. Außerdem haben wir die Fixgehälter hochgesetzt. Was dann das Thema Zieldiskussionen auch wieder ganz anders macht, weil man nicht mehr irgendwas aushandelt, sondern sich darauf konzentriert, was realistisch machbar ist. Das haben wir deutlich gemerkt, als wir im Team die Umsatzziele für 2021 gemeinsam ausgemacht haben. Das Team ist parallel zur Gehaltsumstellung auch erweitert worden – heute sind neben den Salees auch das Marketing und der Support Teil des Teams und gemeinsam für ihre Umsatzziele verantwortlich.
Alle anderen KPIs, die auf (Einzel-)Aktivitäten abzielen, haben wir auch gestrichen, weil sie nur ablenken und die Leute einschränken. Jetzt machen die Leute das, wo sie denken, da können wir als Team mehr Revenue adden und tauschen sich mehr miteinander aus, um besser zu werden.
Heute glaube ich, dass wir insgesamt richtig gute Leute haben, die wir eher von Höchstleistung abgehalten haben. Und wenn man diese vermeintlich kleinen Dinge geändert hat, sieht man jetzt, wieviel Energie das freisetzt.
